Daftar Definisi Istilah dalam Ilmu Kearsipan

A. Dokumen

Menurut UU No.8/Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa istilah dokumen adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.[1]

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Online istilah dokumen ialah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian)[2].

Menurut standar Australia dokumen didefinisikan sebagai unit terstruktur dari informasi terekam, diterbitkan, atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kertas atau elektronik dan dikelola sebagai unit yang berbeda dalam sistem informasi.[3]

Dari beberapa definisi di atas dokumen merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh lembaga, baik tertulis di atas kertas maupun media lainnya yang memiliki nilai informasi dan digunakan sebagai bukti keterangan.

B. File

File/Berkas. Satu unit dokumen/arsip dikelompokkan bersama baik untuk penggunaan sekarang oleh penciptanya atau sudah dalam proses pengolahan kearsipan statis, karena berkas tersebut berada dalam subyek, kegiatan, atau transaksi yang sama. Berkas biasanya merupakan unit dasar dalam suatu series arsip/dokumen.[4]

Dalam bahasa Inggris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.[5]

Jadi file atau berkas ialah kumpulan atau bundelan dari surat-surat yang berisi informasi dan telah disusun serta ditata sesuai dengan aturannya seperti dosier yang disusun atas dasar kesamaan urusan, secara seri yang ditata sesuai atas dasar jenisnya, atau rubrik/subjek yang disusun berdasarkan kesamaan masalahnya.

C. Rekod

Istilah rekod menurut standar Australia adalah informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, tercipta atau diterima dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau orang dalam rangka melaksanakan transaksi bisnis atau dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bahan bukti dari kegiatan tersebut.[6]

Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.[7]

Jadi rekod atau arsip dinamis merupakan informasi terekam, dalam berbagai bentuk, tercipta atau terkumpul dan terpelihara, oleh sebuah organisasi, dalam rangka transaksi bisnis/kegiatan dan disimpan sebagai bahan bukti beberapa kegiatan. Rekod dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu aktif dan inaktif. Dan rekod disimpan selama jangka waktu tertentu.

D. Rekod Center

Records center/Pusat Arsip Penyediaan tempat penyimpanan arsip inaktif yang memadai dari baik dari segi peralatan dan segi ruang yang terdiri dari ruang penerimaan, ruang persiapan , ruang pemusnahan, ruang fumigasi. Pengelolaan records center harus memperhatikan faktor efesiensi dan faktor keamanan.[8]

Dalam penjelasan pasal 47 ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif atau records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.[9]

Dari penjelasan di atas, record center atau pusat arsip ialah tempat yang disediakan untuk menyimpan arsip inaktif dari suatu lembaga. Dan dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang mendukung dan sesuai untuk kegiatan pemeliharaan arsip.

E. Arsip Statis (Archive)

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)[10]

Arsip statis atau dalam Bahasa Inggris biasa disebut archive merupakan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya atau masa penyimpanannya di pusat arsip namun masih memiliki nilai guna informasi, historis, sehingga dipertahankan dan disimpan secara permanen di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan digunakan sewaktu-waktu ketika diperlukan.

F. Manajemen Rekod

Cook (1986:36) mendefinisikan manajemen rekod sebagai ”bidang manajemen yang bahannya adalah data, media, dan sistem yang digunakan dalam penciptaan rekod dan proses penyimpanannya dalan suatu organisasi”. Australian Standard (1996:7) menyebutkan pengertian manajemen rekod adalah disiplin ilmu dan fungsi organisatoris dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat.[11]

Manajemen rekod merupakan perencanaan, pengaturan staf, pengorganisasian dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan rekod dan siklus hidup rekod yang dimulai dari penciptaan/penerimaan dan berakhir dengan penyimpanan permanen atau pemusnahan. Manajemen rekod memiliki tujuan menyediakan informasi yang akurat yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien, memproses informasi terekam seefektif mungkin, menyediakan informasi dengan biaya yang semurah mungkin, dan memberikan pelayanan optimal kepada pengguna rekod.

G. Siklus Hidup Rekod

Siklus hidup rekod merupakan putaran kegiatan pengelolaan arsip pada suatu lembaga mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, hingga kegiatan penyimpanan permanen.

Pada siklus hidup rekod menurut Wallace (1992) merinci menjadi 8 (delapan) fase yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahaan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Fase lima dan enam, rekod sudah menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggungjawab dan disimpan di pusat rekod.[12] Model siklus hidup rekod menurut Wallace dapat digambarkan sebagai berikut:

Siklus hidup rekod menurut Wallace

Model siklus hidup rekod menurut Wallance

Dengan keterangan darisetiap fasenya yaitu sebagai berikut:

1. Fase penciptaan : fase ini merupakan sesuatu yang dibuat oleh perorangan (individu) atau organisasi yang dimuat kedalam bentuk kertas, laporan, surat, atau media lainnya.

2. Fase Distribusi : Fase ini merupakan Rekod disebarluaskan kepada pihak yang berwenang atau bersangkutan.

3. Fase Penggunaan ; pada fase ini pemanfaatan terhadap arsip atau dokumen, kemudian diambil sebuah keputusan.

4. Fase Penyimpanan : informasi dalam arsip yang sudah dimanfaatkan kemudian diletakkan dalam tempat yang berfungsi agar dapat digunakan kembali dan mudah ditemukan.

5. Fase Pemindahan : arsip aktif disimpan dalam central file unit kerja, office. Sedangkan arsip inaktif disimpan dalam record center atau penyimpanan arsip.

6. Fase penyimpanan rekod inaktif : arsip inaktif dipindahkan dan disimpan dari unit pengolahan ke unit arsip center (record center)

7. Fase Pemusnahan : Pemilihan arsip-arsip yang dapat digunakan kembali di waktu mendatang dengan arsip-arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Kemudian arsip yang sudah tidak digunakan lagi dimusnahkan.

8. Fase Penyimpanan arsip statis : proses arsip inaktif yang sudah habis masa retensinya yang masih digunakan kembali disimpan di lembaga kearsipan seperti Arsip Nasiona Republik Indonesia (ANRI).

[1] Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan yang diakses pada tanggal 28 Desember 2017 pukul 23.06 WIB melalui http://www.perumnas.co.id/download/prodhukum/undang/UU-08-1997%20DOKUMEN%20PERUSAHAAN.pdf

[2] Dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Online yang diakses pada tanggal 28 Desember 2017 melalui http://kbbi.web.id

[3] Dikutip dalam buku Mirmani, A. (2014). Pengantar kearsipan. Jakarta : Universitas Terbuka hlm. 1.4 yang diakses melalui http://repository.ut.ac.id/4169/1/PUST2252-M1.pdf

[4] Akhmadsyah Naina. Organisasi dan layanan kearsipan: mengenal General International Standard Archival Description, ISAD(G). Jurnal Kearsipan Vol.3 No. 1 Tahun 2008 hlm 98

[5] Jonner Hasugian. (2003). Pengantar kearsipan. Sumatera Utara : USU Digital Library yang diakses melalui http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf

[6] Mirmani, A. op. cit. hlm. 1.5

[7] Dikutip oleh Eliyani dalam Pengelolaan arsip dinamis. Artikel Kearsipan yang diakses melalui http://basipda.bekasikab.go.id/berita-pengelolaan-arsip-dinamis.html

[8] Akhmadsyah Naina. Op. cit. hlm. 98

[9] Dikutip melalui Irwan Permana dalam Pusat arsip (record center): persyaratan dan pengelolaan yang dipublish oleh website Basipda Kab. Bekasi pada tanggal 30 November 2016 melalui https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pusat-arsip-records-center--persyaratan-dan-pengelolaannya.html

[10] Jonner Hasugian. Op. cit. hlm. 5

[11] Ahmad Yani. (2013). Manajemen rekod perguruan tinggi: suatu tinjauan literature. Hlm. 14 Yang diakses melalui https://www.researchgate.net/publication/236645575_MANAJEMEN_REKOD_PERGURUAN_TINGGI_Suatu_Tinjuan_Literatur

[12] Ibid hlm. 20

DAFTAR REFERENSI

Akhmadsyah, N. (2008). Organisasi dan layanan kearsipan: mengenal General International Standard Archival Description, ISAD(G). Jurnal Kearsipan, Vol. 3 No.1

Eliyani. (n.d.). Pengelolaan arsip dinamis. Artikel Kearsipan. Bekasi : Basipda yang diakses melalui http://basipda.bekasikab.go.id/berita-pengelolaan-arsip-dinamis.html

Jonner, H. (2003). Pengantar kearsipan. USU DIgital Library. Yang diakses melalui http://library.usu.ac.id/download/fs/perpus-jonner.pdf

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Online yang diakses melalui http://kbbi.web.id

Mirmani, A. (2014). Pengantar kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. Yang diakses melalui http://repository.ut.ac.id/4169/1/PUST2252-M1.pdf

Permana, I. (n.d.). Pusat arsip (record center): persyaratan dan pengelolaan. Artikel Kearsipan. Bekasi : Basipda yang diakses melalui https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pusat-arsip-records-center--persyaratan-dan-pengelolaannya.html

Perumnas. (1997). Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Yang diakses pada tanggal 28 Desember 2017 pukul 23.06 WIB melalui http://www.perumnas.co.id/download/prodhukum/undang/UU-08-1997%20DOKUMEN%20PERUSAHAAN.pdf

Yani, A. (2013). Manajemen rekod perguruan tinggi: suatu tinjauan literature. Research Gate. Yang diakses melalui https://www.researchgate.net/publication/236645575_MANAJEMEN_REKOD_PERGURUAN_TINGGI_Suatu_Tinjuan_Literatur

Sumber gambar

http://www.solusiarsip.com/image-upload/jasa-penataan-arsip.jpg